Kuidas tööl ületunde vältida?
16. august 2010, 17:44
Juhime tähelepanu, et artikkel on rohkem kui viis aastat vana ning kuulub meie arhiivi. Ajakirjandusväljaanne ei uuenda arhiivide sisu, seega võib olla vajalik tutvuda ka uuemate allikatega.
Suve lõppedes peame pilvedelt alla laskuma ja tulema tagasi oma igapäevaste tööülesannete juurde. Puhkuse ajal tekkinud tegemata tööde kallale asudes kipuvad aga tööpäevad pikemaks venima ning vahepeal kontrolli alla saadud stress kiirelt tagasi tulema.
Erinevate uuringute põhjal on just kontoritöötajad ja erialaspetsialistid kanged ületundide tegijad – sageli tehakse nädalas 8 ületundi ehk tegelikult töötatakse mitte viis, vaid kuus 8-tunnist tööpäeva nädalas, vahendab bioneer.ee ajajuhtimine.ee'd.
Kui võiks arvata, et rohkem töötamine suurendab produktiivsust, siis räägivad tõendid hoopis teist keelt. Viimase paarikümne aastaga on kõikides juhtivates tööstusriikides tööaeg vähenenud keskmiselt 45 protsenti, samal ajal on ühe tunni jooksul tehtud töö produktiivsus tõusnud 1277 protsenti! Seega on parem töötada pigem vähem.
Ületunnid suurendavad terviseprobleeme, vähendavad kvaliteetaega perega, segavad tegelemist tervisespordi ja hobidega. Lisaks on ületundide ajal tehtud töö vähem efektiivne ja sisaldab rohkem hilisemat parandamist vajavaid vigu.
Mida teha, et ületunde vältida?
Õnneks on tekkimas ka üha rohkem tööandjaid, kes vaatavad ületundidele kui probleemile – ületunnid on märgiks, et töö on halvasti korraldatud või et töötaja ei saa oma tööga hakkama. Kuid kuidas siis ületunde vältida?
Esimene nõuanne on analüüsida oma ajakasutust ja leida põhjus, et miks jääb kaheksast tunnist väheks. Ühe nädala jooksul tasub panna kirja kõik igapäevased tööd ja tegemised. Valminud nimekirjast leiate tegevusi, mida saab vähendada - ühtesid saab ümber paigutada ja teistest loobuda.
Kui oma mõistusest ei piisa, tasub kindlasti rääkida murest oma otsese ülemusega. Vastupidiselt levinud arvamusele ei vaata keegi sellisele probleemipüstitusele halvustavalt. Pigem näitab teie sinu muret oma töö pärast, te tahate teha asju paremini ja seepärast peategi ülemusega nõu. Ja inimestele meeldib nõu anda! Seega püüdke leida koos lahendusi, on nad siis seotud ülesannete delegeerimise, ümberkorraldamisega või sootuks töö vähendamisega.
Eestis on levinud arvamus, et kui ma küsin küsimusi, siis näitan sellega oma rumalust. Ilmselgelt vale lähenemine, kuid täpselt sel põhjusel me tihti ei räägi oma ületundide probleemist ka töökaaslastele. Pigem üritame iga hinna eest õhtutundidel töö ära teha ja jätta mulje, et meiega on kõik korras. Õigem oleks küsida nõu kolleegidelt.
Pikaajaline kogemus ajajuhtimise koolitustelt näitab seda, et alati on ühes tööseltskonnas inimesi, kes tulevad mingite teemadega paremini toime kui teised. Näiteks oskab üks kolleeg kasutada arvutit efektiivsemalt kui teised ja hoiab seetõttu tublisti aega kokku.
Teine on jälle parem koosolekute ettevalmistaja. Räägi kolleegidega oma aja kasutamisest ja uuri, kuidas nemad toime tulevad. Isegi kui neil on samuti probleeme, on nende probleemid tavaliselt teistsugused kui sinul. Omavahel kogemusi jagades lahendate rohkem kui ühe mure.
Üks ajajuhtimise levinumaid nõuandeid on nimekirjade koostamine – pange kirja tegemata asjad ja siis saavad nad suurema tõenäosusega tehtud. Kõik täiesti õige. Ent kui olulised tegevused ühe päeva jooksul tihti muutuvad, ei ole nimekirja pidev uuendamine realistlik ja sellest on vähe abi.
Nimekirjade asemel või nendele lisaks pange kirja oma töö juures olulised prioriteedid. Lihtne reegel – kirjutage üles kolm märksõna, mis iseloomustavad teie prioriteete terve aasta jooksul. Neid on hea teada ja hiljem vajadusel uuendada.
Lisaks seadke endale reegliks kirjutada igal esmaspäeval üles kolm prioriteetidega seotud märksõna, mis iseloomustavad just seda nädalat! Need märksõnad oleks hea riputada nähtavasse kohta kas töölaual või ekraanil. Prioriteetide teadvustamine aitab fokusseerida olulisele ja nii hoiate märkamatult kokku aega, mis muidu viiks stressini ja ületundide kujumiseni.