Mis aitab kroonilise hilinemise vastu?
15. september 2010, 12:35
Juhime tähelepanu, et artikkel on rohkem kui viis aastat vana ning kuulub meie arhiivi. Ajakirjandusväljaanne ei uuenda arhiivide sisu, seega võib olla vajalik tutvuda ka uuemate allikatega.
2003. aasta 1. oktoobril kell 12:00 tegid Ecuadori riigi kodanikud midagi ebatavalist – kõik sünkroniseerisid korraga oma kellad. Sellise suurkampaania põhjuseks oli riigis lokkav pidev hilinemine, kirjutab Ardo Reinsalu portaalis ajajuhtimine.ee.
Ühe uuringu andmetel läks krooniline hilinemine neile maksma 2,5 miljardit dollarit aastas, mis moodustas tervelt 10 protsenti riigi SKTst!
Eesti põhjamaine ühiskond on tähtaegadest ja lubadustest kinnipidamisel kahtlemata tublim. Kuid ka meil tuleb ette hilinemist, venitamist ja edasilükkamist, mis mõjub halvasti nii hilinejatele kui ühiskonnale tervikuna.
Hilinemist üldiselt ei sallita. Ühe Ameerikas tehtud uuringu kohaselt eelistatakse isegi müra, segadust ja halbu lõhnu hilinevatele inimestele. 54 protsenti vastanutest ütlesid, et teiste halvad ajajuhtimisoskused ajavad neid hulluks.
Sealjuures isegi kroonilised hilinejad ise vihkasid teisi hilinejaid. Seega esimene asi oleks soovitada, et hilinemise vältimiseks hakka varem tegutsema, võta endale ettevalmistamiseks rohkem aega. Kui kipud pidevalt viis minutit hilinema, ehk tasuks viis minutit varem alustada?
Ehkki see tundub mõistlik soovitus, ei piisa sellest krooniliste hilinejate haldamiseks. Selgub, et mõni võib hakata kodust lahkumisega ka pool tundi varem pihta, aga jääb ikkagi oma tavalised 10 minutit hiljaks. Milles siis probleem?
Meil kõikidel on aja kulu umbkaudseks hindamiseks oma «sisemine kell». Tuleb välja, et mõnedel käib see täpsemini kui teistel. Üks hea lihtne test oma sisekella testimiseks on järgmine. Vali raamatust 4-5 lehekülge, pane stopper käima ja alusta lugemist.
Loe raamatut kellale pilku heitmata 90 sekundit. Kui arvad, et 90 sekundit on möödunud, vaata kella. Nüüd selgub, et inimesed, kes jõuavad kohtumistele pigem õigeaegselt, peatavad lugemise enne 90 sekundi möödumist. Kroonilised hilinejad seevastu peatuvad hiljem.
Mida siis ette võtta? Eelkõige peaks muutma oma ajaarvestuse täpsust. Näiteks kell 15:00 algavale kohtumisele kavatsetakse minna tavaliselt kella 15:00-ks. Kuid täpselt õigeks ajaks minekut planeerides on väga lihtne paar minutit hilineda – kas või erinevate kellatäpsuste pärast või kuna keegi ütleb vahepeal «tere» või mis iganes muul põhjusel.
Soovitus on muuta oma planeerimine täpsemaks – kella kolmesele kohtumisele tuleks minna 14:58-ks! Selline eesmärk tagab sootuks parema täpsusastme, mis aitab alateadlikult oma tegevusi paremini korraldada.
Veel üks hilinemise põhjus on teadmatus oma tegevuse tagajärgedest. On ju lihtsam hilineda põhjustel, et «keegi ei tule nagunii õigeks ajaks» või «tavaliselt oodatakse mind ära» või «see on ju ainult 5 minutit.»
Hilinemine koosolekule on väga ebaefektiivne. Esiteks paned sa teised õigel ajal tulnud inimesed olukorda, kus nad peavad niisama passima ja ehk arvavad ka nemad järgmine kord, et on parem pigem hilineda.
Teiseks on kaheksa inimesega koosolekul ühe inimese viieminutiline hilinemine väärt 5x8 ehk kokku 40 minutit tööaega. Kui palju saaks 40 minutiga või veelgi enam – kõikide nende hilinenud koosolekutega raisatud ajaga ära teha?
Seetõttu aitab hilinemise vastu teadvustamine, et hilinedes kulutad sa teiste inimeste aega, see jätab sinust ebaprofessionaalse mulje ja lihtsalt raiskab raha. Hilinemine ei ole sinu isiklik valik, vaid mõjutab teisi.
Veel üks lihtne nipp on ümbritseda ennast ajanäitajatega. Nagu eelnevalt mainitud – hilinemine on sageli seotud meie sisemise kella ebaefektiivsusega. Mida rohkem meid ümbritsevad nähtaval kohal aega meeldetuletavad vahendid, seda lihtsam on ajast kinni pidada.
Palju aega läheb näiteks kaduma hommikuti vannitoas, sest seal pole kella. Kui pole kella, siis kaob ajataju. Seda omadust on edukalt kasutanud kasiinod, kes ajataju petmiseks katavad isegi aknad kinni. Ole siis kavalam ja riputa kellad üles nii paljudesse kohtadesse, kui vähegi võimalik.
Osal hilinejatel on kombeks seada oma kell paar minutit varasemaks, et olla alati kohal pisut varem kui vajalik. Ehkki selline taktika võib mõnel juhul isegi toimida, ei ole see tavaliselt efektiivne.
Teadlik kella ettekeeramine annab alateadliku võimaluse ja vabanduse veelgi hilineda. Ja kui juba eelnevalt on olnud keeruline endale aja kulgu teadvustada, siis ebatäpse kellaga on see veelgi raskem.
Ongi selleks korraks kõik. Minu soovitus on võtta üks näpunäide ja üks nädal korraga. Kui oled selle ellu viinud, proovi järgmist. Kõiki korraga rakendades võid jääda ajahätta ja seda me just siin ju praegu vältida üritamegi. Head ajajuhtimist!